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加速する賃貸管理・仲介に関わる書類手続きの電子化

賃貸管理・仲介に関わる書類手続きの電子化が加速している。22日、大東建託(東京都港区)のグループで管理業の大東建託パートナーズ(同)が、賃貸借契約の更新手続きで電子化を開始した。大東建託は18年2月から賃貸住宅の建築工事請負契約書の電子化を始めている。
書類を郵送や保存する手間がなくなり業務が効率化しているため、更新業務にも導入を決めた。今後は入居申し込みや退去申請などでの活用も進めていく。
大東建託パートナーズでは入居者とコミュニケーションを取るアプリケーションを活用して更新手続きを電子化する。これまで、更新手続きは「賃貸借契約更新同意書(以下、更新同意書)」に契約者の記入・押印が必要だった。同社が送付した更新同意書を受け取った契約者は書類に必要項目を記入・押印し返送していた。
今回の電子化により、入居者専用アプリやウェブサイト上で、入力フォームに従い情報を打ち込み送信するだけで手続きが完了する。更新の案内を受け取った後は、24時間いつでも都合のいい時間に手続きが可能で、従来のような書類のやり取りはなくなる。
対象は2019年2月末以降に契約が満期を迎え、居住用不動産を個人契約している契約者。
あわせて入居期間中の登録情報の変更によって運転免許証のコピー提出が必要な場合も、スマートフォンやタブレットなどで免許証を撮影し、アップロードするだけで手続きが済むようになる。入居者はわざわざ免許証のコピーを取って送付する手間がなくなる。
書面交付が義務付けられている賃貸借契約と異なり、導入ハードルが低い更新や退去申請、入居の申し込み手続きを電子化する不動産会社の動きが活発だ。あわせて、家賃債務保証や家財保険の加入申し込みも電子化する動きが出てきている。


大手企業ではAPAMANグループ(東京都千代田区)がドキュサイン・ジャパン(東京都港区)の『DocuSign』を導入し、更新の手続き書類の電子化を進めている。地場大手の明和不動産(熊本市)やユーミーらいふグループ(神奈川県藤沢市)も『DocuSign』を活用。明和不動産は8月から22拠点にある全仲介店舗で入居申し込み・審査手続きをデジタル上で完結できるサービスを開始。家賃債務保証会社とも連携し申し込み情報をペーパーレスで共有している。
不動産会社が独自でオンライン型の入居申し込みシステムを構築するケースも出てきた。仲介事業のグッドルーム(東京都渋谷区)は賃貸住宅のオンライン入居申し込みサービス『conomy(コノミー)』を提供。10月にはソフトバンクコマース&サービス(東京都港区)の賃貸契約電子化サービス『IMAoS(イマオス)』と連携を開始した。
Good不動産(福岡市)も独自に構築した管理物件の入居募集を効率化するシステム『Go!Web!(ゴー!ウェブ!)』で、各種申込書をペーパーレス化している。スマートフォンやタブレット端末からの入力で申し込みが完了し、情報は家賃保証会社や少額短期保険会社と自動で共有される仕組み。
11月には社宅代行サービスを行うリロケーション・ジャパン(東京都新宿区)が不動産会社向けに電子契約サービス『キマRoom!Sign(ルームサイン)』を提供するセイルボート(広島市)と提携した。
不動産会社は電子契約の導入によって書類のやり取りを減らし、業務効率化につなげたい考えだ。人材不足や働き方改革が、業界のIT化を推し進めている。

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