入居・家賃保証申込書を電子化

ユーミーらいふグループで約3500戸を管理する湘南らいふ管理(神奈川県藤沢市)は2018年1月からドキュサイン・ジャパン(東京都港区)と提携し、入居や家賃債務保証の申し込みを電子化する。コンプライアンス的に問題がなければ、家賃債務保証の契約も同時に済むようにしていく。
手順としては、入居希望者のメールアドレスにURLを送信。入居希望者はURLから『DocuSign(ドキュサイン)』の専用ページを開き、名前や住所を入力する。その情報が管理会社と家賃債務保証会社に送られる仕組みで、家賃債務保証会社は申込者の情報を基に審査を行う。現状では入居と家賃債務保証の申込書それぞれに記入が必要で、さらに審査結果後の契約書も別途、記入しなければいけなかった。管理会社としても書類のやり取りに時間がかかったり、回収漏れによって契約が成立していなかったりしたため、電子化によって業務効率化になる。


活用用途は拡大させていく考えだ。家財保険や定期清掃や物件巡回の業務委託、オーナーとの管理契約、社宅代行サービス会社との契約など。法律の問題がなくなれば賃貸借契約書の電子化も見据えている。
同社はすでにIT重説の実績を多く持っており、内見して部屋を決めてから、契約までの業務でITを活用し、円滑に仲介事業を行うことができる体制を構想している。内見後にわざわざ店舗に戻って、契約書を準備し記入したり、契約のために再度店舗に足を運ぶ必要がなくなる。
湘南らいふ管理の広瀬一寛取締役は「管理システムとの連携によって、さらなる業務効率を図りたい」と意欲を見せる。

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