GoWebクラウド 東京都港区 重安泰広社長(43)
賃貸管理会社向けに業務改善システムを提供するGoWeb(ゴーウェブ)クラウド（東京都港区）は、入居募集管理をオンラインで行う「GoWeb!」の追加機能や連携サービスを増やしている。「業務を見える化することで、アウトソーシングも可能になる。管理事業全般の効率化を支援したい」と語る重安泰広社長に取材した。
約50社導入、アプリ連携も可能
ウェブで空室確認 電話対応が減少
GoWeb!は、管理物件の空室状況を、管理会社の社員や、ほかの仲介会社がリアルタイムで確認できるウェブサービスを軸とし、その対応範囲を拡大している。
基本的な機能は、専用サイトでの詳細な募集条件の閲覧、物件資料や写真のダウンロード、内見予約、入居申し込みの受け付けなどだ。入居申し込み後は、家賃債務保証会社の審査や、火災保険の加入手続きを促すための顧客情報の共有を、各社と行うことができる。
管理会社は従来、こうした仲介会社や保証・保険会社とのやりとりを電話やファクスで行うことが一般的だった。GoWeb!は、そういった状況を改善するために、オンラインで完結する入居募集支援システムとして開発された。そのため、同システムの画面に表示する募集条件は、重要事項説明と同等の情報量だという。例えば、短期解約した場合の違約金の発生について、期間と金額を明記する。ペット飼育可能物件であれば、頭数や種類の制限、敷金やクリーニングなどの費用面について記載がある。
重安社長は「入居申し込みが重なったときに2番手、3番手としてキャンセル待ちの受け付けができる機能も好評だ。GoWeb!を導入後、仲介会社からの電話やファクスがほぼ来なくなったという管理会社は多い」と効果を説明する。7月末時点で、賃貸管理会社のTAKUTO(タクト:大阪市)や、シマダハウス(東京都渋谷区)など、約50社が同社のサービスを導入している。
業務・情報を可視化 データ連携が容易
販売開始後、さらに入居募集業務を可視化するための機能を拡充した。現在利用が伸びているのは、2022年7月にシステム連携が可能になった、クラウド型業務アプリ開発の「kintone(キントーン)」だ。GoWebクラウドは、kintoneの販売代理店と業務提携し、自社開発した賃貸管理アプリの提供や導入支援を行う。
これまでに、入居前の室内清掃や点検を行う業務、原状回復工事業務、鍵交換業務のアプリをkintoneで開発した。施工事業者への発注や、進捗(しんちょく)確認、完了報告などのやりとりをする。GoWeb!から自動で必要な情報を取り込むため、どの物件に、いつ入居するかといった項目を、わざわざアプリに転記する必要がない。アプリは管理会社の要望によってカスタマイズも可能だ。「当社は、kintone単体の導入支援も可能。管理会社のニーズに合わせ、多様なアプリを作ることができるため、あらゆる業務を改善できる可能性がある」(重安社長)
22年10月には、電子契約サービス「GoWeb!サイン」を追加した。それまでは、仲介会社が賃貸借契約に必要な書類一式をGoWeb!からダウンロードし、印刷して使う仕様だった。GoWeb!サインを利用すると、賃借人に直接、SMS(ショートメッセージサービス)で電子契約の案内が送られ、締結後はクラウド上に契約書類を保管する。「電子契約の導入によって、空室の募集から、契約完了まで一気通貫の環境を整えることができた」(重安社長)
システム連携の対応範囲も広げる。その一つが駐車場だ。24年5月には、ニーリー(東京都中央区)が運営する月極駐車場のオンライン契約サービス「Park Direct(パークダイレクト)」と連携。GoWeb!とPark Directの双方から入る新規契約の情報をリアルタイムで共有する。Park Directから申し込まれた、契約者名や賃料などの情報は、最終的にGoweb!に自動で取り込まれるため、管理会社は手間をかけることなく、駐車場の一元管理が可能になる。
重安社長は「当社の最大の強みは、入居募集業務や管理業務を経験しているスタッフが開発に携わり、導入支援を行う点だ。部分的ではなく、業務全体を最適化する提案が可能」と話す。
親会社でBPO 書類作成など代行
GoWebクラウドの親会社М&М(福岡市)では、入居募集業務のBPO(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)事業を手がけている。仲介会社からの問い合わせ電話の対応、入居審査、書類作成などを管理会社から請け負う。GoWeb!やkintoneによって、業務の整理や可視化が進み、属人化を解消できれば、アウトソーシングが容易にできる。
「BPOは管理会社からの需要が高まっている。誰が対応しても答えが同じ業務は正社員ではなく、アウトソーシングすべきと考える経営者は多い。今後も、GoWeb!や連携システムによって管理事業全般の業務効率化を行い、必要に応じてBPOができる業務フローの構築を支援していきたい」(重安社長)
(2024年8月19日9面に掲載)
