契約書は1件ずつファイルに入れて保管されている
効率化とコンプラ強化を両立
電子契約の浸透に伴い紙と電子の契約書が混在するケースが増えており、管理会社にとって大きな負担となっている。寺田倉庫は文書管理サービス「CLOUD CABINET」を通じて、管理会社のバックオフィス業務の効率化を支援する。
CLOUD CABINET は、紙の契約書の原本を安全に保管しつつ、データ化からシステム上での管理までを一貫して行うサービスだ。契約締結後の契約書を同社に送付すれば、同社が保管からファイリング、データベース化までを一括して担う。
これまで外部の倉庫で契約書を保管する際には、段ボールに入れて保管するケースが多かった。一方、同サービスでは、契約書は1件ごとにファイル収納され個別にバーコードで管理される。そのため、原本が必要になった際にも段ボールの中から契約書を探す必要がない。原本の取り寄せ記録がシステムに残るため、コンプライアンス強化にもつながる。
同サービスは2022 年の提供開始以降、不動産会社を中心に導入が進んでいる。不動産業界では、紙と電子の新旧の契約書が並行して管理される二重管理が続いている。業界特有の運用の煩雑さを解消する。
同社はイタンジが提供する賃貸管理業務支援サービス「ITANDI賃貸管理」とのシステム連携も行っている。ITANDI 賃貸管理を通じて締結された契約の内容と契約書情報が、CLOUD CABINET へシームレスに反映される。これにより、契約書管理における業務負荷の軽減や人為的ミスの抑制がさらに見込まれる。
(2026年7月6日12面に掲載)
